SECRÉTARIAT

EXIGIBILITÉ / PROFIL RECHERCHÉ :

• BTS en Comptable avec des notions en secrétariat
• Ancienneté : 3 à 5 ans
• Maîtriser de logiciels WORD, EXCEL et bien d’autres ;
• Bonnes aptitudes relationnelles, ponctuel, dynamique, rigoureux, disponible, organisé, pouvoir travailler sous pression.

MISSION (S) DU POSTE

• Organiser, gérer les activités et le planning du Président Directeur Général.
• Tenir la comptabilité courante des fournisseurs pour le compte du PDG.

ACTIVITÉS OU TÂCHES PRINCIPALES DU POSTE

• Faire la saisie informatique de la correspondance ;
• Editer et émettre les documents administratifs (factures, promotion…)
• Etablir les factures et suivre les clients en collaboration avec le comptable et la caisse ;
• Gérer les procédures de relance des clients ;
• Suivre les comptes fournisseurs en collaboration avec le comptable (règlement de factures et solde fournisseurs) ;
• Recevoir et suivre l’état de règlement des factures d’électricité, d’eau, de Société de gardiennage et de compagnies d’assurances ;
• Assurer le dispatching du courrier (arrivé et départ) ;
• Etablir les bons de commande et finaliser les devis ;
• Procéder en collaboration avec le comptable, à la préparation des éléments nécessaires à l’établissement du bilan comptable (états de caisse, situation financière des chantiers, encaissements, règlements) ;
• Codifier les chantiers ;
• Gérer le standard : recevoir les appels entrants et les transmettre ;
• Tenir et mettre à disposition les documents bancaires (chéquiers, relevés, fiche de caution…)
• Recueillir les besoins, effectuer les commandes et le dispatching des fournitures de bureau ;

Veiller au bon fonctionnement des appareils électroniques du secrétariat et de l’Administrateur Général (signaler les pannes, faire appel aux techniciens, réception de devis et règlement) ;

• Organiser l’agenda du PDG ;
• Tenir à jour la comptabilité courante des fournisseurs ;
• Respecter toutes les consignes de travail ;
• Gérer quotidiennement le secrétariat ;
• Améliorer en continu son rendement et stimuler auprès de ses collègues l’esprit du travail bien fait.